Rückerstattung von Sozialversicherungsbeiträgen

Wer über Jahre Sozialversicherungsbeiträge gezahlt hat, obwohl gar keine Versicherungspflicht bestand, kann diese Beiträge unter bestimmten Voraussetzungen zurückfordern. Das betrifft häufig Gesellschafter-Geschäftsführer, deren Status sich erst durch eine sozialversicherungsrechtliche Beurteilung als sozialversicherungsfrei herausstellt. Rechtsgrundlage ist § 26 SGB IV.

Wann werden Sozialversicherungsbeiträge zurückerstattet?

Ein Erstattungsanspruch besteht, wenn Beiträge ohne ein tatsächlich zugrunde liegendes Pflichtversicherungsverhältnis geleistet wurden – also für einen Zeitraum, in dem gar keine Sozialversicherungspflicht bestand. Zu Unrecht entrichtete Beiträge sind grundsätzlich zu erstatten. Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn der Versicherungsträger für den betreffenden Zeitraum bereits Leistungen erbracht hat oder erbringen muss – dann ist die Erstattung insoweit ausgeschlossen.

Die Rückforderung setzt keinen Fehler des Arbeitgebers voraus: Der häufigste Fall ist ein jahrelang falsch eingeschätzter Erwerbsstatus, bei dem die Beiträge in der irrtümlichen Annahme einer Versicherungspflicht abgeführt wurden.

Wer bekommt die Beiträge zurück?

Der Anspruch steht demjenigen zu, der die Beiträge getragen hat. Bei einem Geschäftsführer bedeutet das: Die Arbeitgeberanteile werden der GmbH erstattet, die Arbeitnehmeranteile dem Geschäftsführer.

Das folgt aus zwei Vorschriften zusammen: Nach § 26 Abs. 3 Satz 1 SGB IV steht „der Erstattungsanspruch dem zu, der die Beiträge getragen hat", und nach § 168 Abs. 1 Nr. 1 SGB VI tragen sie bei Beschäftigten „die Versicherten und die Arbeitgeber je zur Hälfte". Es gibt also zwei Berechtigte mit zwei eigenen Ansprüchen, und beide können ihren Antrag auch getrennt voneinander einreichen. Eine Einschränkung nennt § 26 Abs. 3 Satz 2 SGB IV: Der Anspruch des Arbeitgebers entfällt, soweit ihm die Beiträge von einem Dritten ersetzt worden sind.

Für Gesellschafter-Geschäftsführer ist das der Regelfall. Was von der Erstattung steuerlich zu behandeln ist, steht im Ratgeber zur Versteuerung erstatteter Sozialversicherungsbeiträge.

So beantragen Sie die Erstattung

Die Erstattung gibt es nur auf Antrag, und dafür existiert ein bundeseinheitlicher Vordruck: der „Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung". Er wird für ein Kalenderjahr gestellt, getrennt nach Beitragsgruppen, und geht an die Einzugsstelle – die Krankenkasse, an die die Beiträge abgeführt wurden.

Er hat einen Arbeitnehmer- und einen Arbeitgeberteil und wird von beiden unterschrieben; getrennte Anträge sind aber ebenfalls möglich. Abgefragt werden:

• die gezahlten und die tatsächlich geschuldeten Beiträge, nach Zeitraum und Beitragsgruppe getrennt – die Differenz ist der Erstattungsbetrag;
• der Grund für die Überzahlung, etwa das Nichtbestehen der Versicherungspflicht;
• ob seit Beginn des Erstattungszeitraums Leistungen beantragt, bewilligt oder gewährt wurden, getrennt nach Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie Bundesagentur für Arbeit – die Abfrage zum Ausschlussgrund des § 26 Abs. 2 SGB IV;
• ob und wann eine Betriebsprüfung stattgefunden hat;
• was mit den Rentenversicherungsbeiträgen geschehen soll;
• an wen ausgezahlt werden soll – Überweisung oder Gutschrift auf dem Beitragskonto.

Verlangt wird außerdem die Steuer-Identifikationsnummer, denn die Erstattungsbeträge werden der Finanzverwaltung gemeldet. Die Erstattung bleibt steuerlich also nicht unbemerkt – ein Grund, die steuerliche Behandlung vorher zu klären.

Bei welcher Kasse – AOK, TK, Barmer, DAK, IKK oder Knappschaft?

Die Kasse entscheidet nicht über das Verfahren: Der Antrag ist überall derselbe. AOK, Techniker Krankenkasse, Barmer, DAK-Gesundheit, die IKK-Kassen und die Knappschaft veröffentlichen jeweils ihre eigene Fassung desselben bundeseinheitlichen Vordrucks – eigener Briefkopf, gleicher Aufbau, gleiche Fragen, gleiche Rechtsgrundlage.

Maßgeblich ist deshalb nicht, welche Kasse die „richtige" ist, sondern welche Einzugsstelle die Beiträge eingezogen hat: die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer im fraglichen Zeitraum versichert war – auch dann, wenn er inzwischen gewechselt ist.

Bis wann muss der Antrag gestellt werden?

Der Erstattungsanspruch verjährt nach § 27 Abs. 2 S. 1 SGB IV vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Beiträge entrichtet wurden. Beanstandet der Versicherungsträger die Versicherungspflicht später selbst – etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung –, beginnt die Frist nach § 27 Abs. 2 S. 2 SGB IV erst mit Ablauf des Kalenderjahres der Beanstandung.

Der Antrag selbst hält die Frist an: Nach § 27 Abs. 3 Satz 2 SGB IV wird die Verjährung „auch durch Antrag auf Erstattung oder durch Erhebung eines Widerspruchs gehemmt".

Was gilt, wenn die vier Jahre abgelaufen sind?

Die Verjährung tritt nicht von selbst ein – sie ist eine Einrede, die der Versicherungsträger erheben muss. Erhebt er sie, greift der Einwand der unzulässigen Rechtsausübung nur in engen Grenzen: Er kann nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts „nur gegenüber einem groben Verstoß gegen Treu und Glauben durchgreifen"; es müssen „besondere Umstände vorliegen" (BSG, Urteil vom 03.02.2022, B 5 R 34/21 R).

Der Maßstab ist damit strenger, als es oft dargestellt wird: Eine schriftliche Falschauskunft der zuständigen Stelle, auf die der Betroffene sich eingerichtet hat, kann dazugehören – mündliche Äußerungen von Prüfern bei einer Betriebsprüfung oder sonstige schlichte Auskünfte reichen nicht.

Wichtig ist die andere Seite dieser Frist: Die Beiträge sind nach Fristablauf nicht verloren. Sie gelten nach § 26 Abs. 1 S. 3 SGB IV als zu Recht entrichtete Pflichtbeiträge und bleiben als Rentenanwartschaft erhalten – verloren geht die Auszahlung, nicht der Wert.

Zuständigkeit je Versicherungszweig

Für die Erstattung ist in der Regel die Krankenkasse als Einzugsstelle zuständig – und zwar für die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Bei der Rentenversicherung ist in Ausnahmefällen die Deutsche Rentenversicherung Bund zuständig. In allen Zweigen gilt: Wurden für den betreffenden Zeitraum bereits Leistungen bezogen, ist die Erstattung insoweit ausgeschlossen. Für zu Unrecht gezahlte Beiträge zur Arbeitslosenversicherung wird der Anspruch zudem gekürzt, soweit bereits Leistungen daraus bezogen wurden (§ 351 SGB III).

Welche Vorschrift dabei was regelt – Beanstandung, Erstattung, Verjährung und Verzinsung im Einzelnen –, ist in der Kommentierung zu § 26 und § 27 SGB IV Absatz für Absatz aufgeschlüsselt.

Zurückfordern oder in freiwillige Beiträge umwandeln?

Zu Unrecht in der Annahme einer Pflichtversicherung gezahlte Rentenversicherungsbeiträge gehen nicht verloren: Werden sie nicht zurückgefordert, gelten sie nach § 202 SGB VI als freiwillige Beiträge. Fordert die GmbH ihren Arbeitgeberanteil zurück, kann der Geschäftsführer den an die GmbH zu erstattenden Betrag ausgleichen und so seinen Rentenanspruch erhalten (§ 202 S. 4 SGB VI). Ob Rückforderung oder Umwandlung sinnvoller ist, hängt vom Einzelfall ab.

Wer die Beiträge dagegen zurückfordert, hat danach nur ein kurzes Zeitfenster: Für diese Zeiträume dürfen „innerhalb von drei Monaten, nachdem die Beanstandung unanfechtbar geworden ist, freiwillige Beiträge gezahlt werden" (§ 202 Satz 2 SGB VI). Diese Frist läuft unabhängig von der Vier-Jahres-Frist. Alle Wege setzen nach § 202 Satz 3 SGB VI voraus, dass in dem betreffenden Zeitraum überhaupt eine Berechtigung zur freiwilligen Versicherung bestand – der Erstattungsantrag fragt die Varianten einzeln ab.

Verzinsung des Erstattungsanspruchs

Der Erstattungsanspruch ist nach § 27 Abs. 1 SGB IV mit vier vom Hundert zu verzinsen. Die Verzinsung beginnt nach Ablauf eines Kalendermonats nach Eingang des vollständigen Erstattungsantrags – fehlt ein Antrag, nach der Bekanntgabe der Entscheidung über die Erstattung – und läuft bis zum Ablauf des Kalendermonats vor der Zahlung. Verzinst werden volle Euro-Beträge, wobei der Kalendermonat mit dreißig Tagen zugrunde gelegt wird. Ein unvollständiger Antrag verschiebt damit nicht nur die Bearbeitung, sondern auch den Zinsbeginn.

Widerspruch gegen den Statusbescheid

Die Entscheidung des Versicherungsträgers über den sozialversicherungsrechtlichen Status ist ein Verwaltungsakt. Sowohl die Gesellschaft als auch der Geschäftsführer können dagegen Widerspruch einlegen. Bleibt dieser erfolglos, führt der Rechtsweg zum Sozialgericht.

Werden Beiträge umgekehrt nicht erstattet, sondern nachgefordert, gelten andere Fristen – nachzulesen im Ratgeber zu rückwirkenden Beiträgen und Nachzahlungen.