Statusfeststellungsverfahren: Dauer und Ablauf

Ein Statusfeststellungsverfahren dauert nach Angaben der Deutschen Rentenversicherung durchschnittlich drei Monate. Wie lange es im eigenen Fall tatsächlich dauert, hängt allerdings weniger von der Clearingstelle ab als von den Beteiligten selbst: davon, wie vollständig der Antrag eingereicht wird, wie schnell Rückfragen beantwortet werden und ob die Clearingstelle am Ende zu demselben Ergebnis kommt wie der Antragsteller.

Dieser Ratgeber zeigt, wie das Verfahren Schritt für Schritt abläuft, welche Faktoren die Bearbeitung verlängern oder verkürzen, welche Angaben die Clearingstelle verlangen kann — und wann der eigene Antrag zu spät kommt, weil eine andere Stelle die Statusfrage bereits aufgegriffen hat. Worum es inhaltlich geht, nach welchen Kriterien entschieden wird und für wen das Verfahren verpflichtend ist, steht in der Übersicht zum Statusfeststellungsverfahren.

Wie lange dauert ein Statusfeststellungsverfahren?

Die Deutsche Rentenversicherung nennt als Richtwert drei Monate: „Das Verfahren dauert durchschnittlich drei Monate." Sie benennt zugleich den entscheidenden Hebel — „Es beschleunigt das Verfahren, wenn die Beteiligten frühzeitig und möglichst vollständig Verträge und weitere Unterlagen vorlegen."

Der Durchschnitt verdeckt eine erhebliche Streuung. Ein klar dokumentiertes Auftragsverhältnis, bei dem alle Unterlagen von Anfang an vorliegen und beide Seiten dieselbe Einschätzung vertreten, ist schneller entschieden. Länger dauert es, sobald die Clearingstelle Angaben nachfordern muss oder zu einer anderen Einschätzung gelangt als der Antragsteller. Dann folgt eine zusätzliche Runde: Die Deutsche Rentenversicherung Bund teilt vorab mit, wie sie zu entscheiden beabsichtigt, und gibt den Beteiligten Gelegenheit zur Stellungnahme. Erst danach ergeht der Bescheid.

Nicht in die Bearbeitungszeit hinein zählt, was nach dem Bescheid geschieht. Widerspruch und Klage sind ein eigenes Verfahren mit eigenen Fristen und verlängern nicht das Statusfeststellungsverfahren, sondern schließen sich daran an — wie das abläuft, zeigt der Ratgeber zu Bescheid, Widerspruch und Klage im Statusfeststellungsverfahren.

Wer die Wartezeit ganz vermeiden will, kann sie vorverlegen: Nach § 7a Abs. 4a SGB IV lässt sich die Entscheidung bereits vor Aufnahme der Tätigkeit auf Grundlage der geplanten Vertragsgestaltung beantragen. Diese Möglichkeit gehört allerdings zu den befristeten Neuerungen und tritt nach § 7a Abs. 7 SGB IV mit Ablauf des 30. Juni 2027 außer Kraft, wenn der Gesetzgeber sie nicht verlängert.

Der Ablauf Schritt für Schritt

Das Verfahren durchläuft fünf Abschnitte: Antrag, Unterlagen, Ermittlung, Anhörung, Bescheid.

• Antrag stellen. Grundlage ist der Vordruck V0027 — „Antrag auf Feststellung des Erwerbsstatus". § 7a Abs. 1 Satz 1 SGB IV lässt den Antrag ausdrücklich „schriftlich oder elektronisch" zu, und die Deutsche Rentenversicherung bietet ihn selbst als Online-Formular an: „Sie können Ihren Antrag auf Feststellung des Erwerbsstatus direkt hier online stellen!" Ein reiner Postweg ist also nicht vorgeschrieben. Antragsberechtigt sind beide Vertragsparteien — „von Auftragnehmern und Auftraggebern" —, und ein Antragsteller genügt; die andere Seite wird von der Clearingstelle hinzugezogen.
• Unterlagen und Anlagen beifügen. Zum Antrag gehören die Verträge, die das Auftrags- oder Beschäftigungsverhältnis tragen. Je nach Fallgestaltung kommen Anlagen hinzu, etwa für geschäftsführende Gesellschafter oder mitarbeitende Angehörige. Welcher Vordruck für welche Konstellation gilt, zeigt der Ratgeber zu den Formularen und Anträgen im Statusfeststellungsverfahren.
• Ermittlung durch die Clearingstelle. Die Behörde ermittelt den Sachverhalt von Amts wegen (§ 20 Abs. 1 Satz 1 SGB X). Reichen die Angaben nicht, greift § 7a Abs. 3 SGB IV: Die Deutsche Rentenversicherung Bund „teilt den Beteiligten schriftlich oder elektronisch mit, welche Angaben und Unterlagen sie für ihre Entscheidung benötigt" und „setzt den Beteiligten eine angemessene Frist". Wer dort entscheidet und welche Aufgaben die Stelle hat, erklärt der Ratgeber zur Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung.
• Anhörung zur beabsichtigten Entscheidung. Vor dem Bescheid teilt die Clearingstelle mit, „welche Entscheidung sie zu treffen beabsichtigt", benennt die Tatsachen, auf die sie sie stützen will, und gibt Gelegenheit zur Äußerung (§ 7a Abs. 4 Satz 1 SGB IV). Dieser Schritt entfällt in einem Fall: wenn beide Beteiligten übereinstimmend dasselbe beantragt haben und die Deutsche Rentenversicherung Bund diesem Antrag entspricht (Satz 2).
• Feststellungsbescheid. Am Ende steht die verbindliche Entscheidung darüber, ob eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt. Der Bescheid ist rechtsmittelfähig.

Was die Bearbeitung verzögert — und was sie beschleunigt

Die Dauer entscheidet sich überwiegend an Punkten, die die Beteiligten selbst in der Hand haben.

Die letzte Zeile ist der häufigste Grund für ein langes Verfahren. Sobald Beteiligungshöhe, Stimmrechte oder eine Sperrminorität zu prüfen sind, reicht der Vertrag allein nicht — die Clearingstelle würdigt die Gesellschafterstellung mit. Welche Schwellen dabei entscheiden, zeigt der Ratgeber zum Statusfeststellungsverfahren für Gesellschafter und Geschäftsführer.

Mitwirkung: was Sie liefern müssen — und was passiert, wenn Sie es nicht tun

Die Clearingstelle entscheidet auf Grundlage dessen, was ihr vorliegt. Zwar ermittelt sie von Amts wegen und hat dabei „alle für den Einzelfall bedeutsamen, auch die für die Beteiligten günstigen Umstände zu berücksichtigen" (§ 20 Abs. 2 SGB X) — kennen kann sie diese Umstände aber nur, wenn sie vorgetragen werden.

Die Mitwirkung der Beteiligten ist im Sozialverwaltungsverfahren als Soll-Vorschrift ausgestaltet. § 21 Abs. 2 SGB X formuliert sie so: „Die Beteiligten sollen bei der Ermittlung des Sachverhalts mitwirken. Sie sollen insbesondere ihnen bekannte Tatsachen und Beweismittel angeben." Erzwingen lässt sich das nicht. Konkret wird die Mitwirkung erst über § 7a Abs. 3 SGB IV: Die Deutsche Rentenversicherung Bund benennt, welche Angaben und Unterlagen sie benötigt, und setzt dafür eine angemessene Frist.

Praktisch heißt das: Angaben müssen vollständig und wahrheitsgemäß gemacht werden, und zwar zu allen Punkten, die für das Gesamtbild der Tätigkeit zählen — Weisungsrechte, Arbeitszeit und Arbeitsort, Eingliederung in fremde Abläufe, eigenes unternehmerisches Risiko, weitere Auftraggeber. Wer einen Umstand nicht vorträgt, der für ihn spricht, bekommt eine Entscheidung, die sein Arbeitsverhältnis nicht vollständig abbildet.

Wann sich der Antrag nicht mehr stellen lässt

Der eigene Antrag ist ausgeschlossen, sobald eine andere Stelle die Statusfrage bereits aufgegriffen hat. § 7a Abs. 1 Satz 1 SGB IV nennt die Ausnahme im selben Satz, der das Antragsrecht gewährt: Eine Entscheidung kann beantragt werden, „es sei denn, die Einzugsstelle oder ein anderer Versicherungsträger hatte im Zeitpunkt der Antragstellung bereits ein Verfahren zur Feststellung von Versicherungspflicht auf Grund einer Beschäftigung eingeleitet."

Die Deutsche Rentenversicherung nennt dazu zwei praktische Fälle. Der erste ist die Einzugsstelle — die Krankenkasse —, die den Status außerhalb eines Statusfeststellungsverfahrens aufgreift, „zum Beispiel im Rahmen einer Entscheidung über eine freiwillige Versicherung, eine Familienversicherung, einer Prüfung nach § 28h Abs. 2 SGB IV". Welche Rolle die Krankenkasse im Verfahren sonst spielt, zeigt der Ratgeber zur Rolle der Krankenkasse im Statusfeststellungsverfahren. Der zweite Fall ist die Betriebsprüfung: wenn „durch einen Rentenversicherungsträger (im Rahmen einer Betriebsprüfung nach § 28p Abs. 1 SGB IV) ein Verfahren zur Feststellung des Status der Erwerbsperson durchgeführt oder eingeleitet wurde".

Die Betriebsprüfung ist dabei kein seltener Sonderfall. Nach § 28p Abs. 1 SGB IV prüfen die Träger der Rentenversicherung bei den Arbeitgebern „insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen (§ 28a) mindestens alle vier Jahre" — und sie erlassen dabei selbst „Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe". Wer die Statusfrage bis dahin offenlässt, bekommt sie also irgendwann ohnehin beantwortet, nur nicht mehr im eigenen Verfahren und nicht mehr mit Blick auf die Zukunft, sondern rückwirkend für die zurückliegenden Jahre. Was das an Beiträgen und Säumniszuschlägen bedeutet, zeigt der Ratgeber zum rückwirkenden Statusfeststellungsverfahren und zur Nachzahlung.

Statusfeststellung nach dem Ende der Zusammenarbeit

Ein Statusfeststellungsverfahren ist auch dann noch möglich, wenn das Vertragsverhältnis bereits beendet ist. Die Deutsche Rentenversicherung stellt ausdrücklich klar, dass das Verfahren „auch für bereits beendete Vertragsverhältnisse durchgeführt werden" kann. Eine Antragsfrist gibt es ohnehin nicht — der Antrag ist auch Jahre nach Aufnahme der Tätigkeit noch zulässig.

Für beide Seiten kann das nach dem Ende der Zusammenarbeit noch sinnvoll sein. Ein Auftraggeber, der von einer selbstständigen Tätigkeit ausgegangen ist, erhält Gewissheit darüber, ob für den zurückliegenden Zeitraum Beiträge nachzuzahlen sind. Ein Auftragnehmer, der umgekehrt vermutet, dass tatsächlich eine Beschäftigung vorlag, kann das verbindlich klären lassen — mit Folgen für Ansprüche, die von Pflichtbeitragszeiten abhängen, etwa beim Arbeitslosengeld oder bei der Erwerbsminderungsrente.

Ein Punkt gehört dabei nicht dazu: Die Bindungswirkung der Entscheidung reicht nach § 7a Abs. 2 SGB IV nur zu den anderen Versicherungsträgern. Arbeitsrechtliche Fragen — Kündigungsfristen, Kündigungsschutz, Weiterbeschäftigung — werden im Statusfeststellungsverfahren weder mitentschieden noch präjudiziert.

Was Erfahrungsberichte anderer wert sind

Wenig — und das liegt an der Konstruktion des Verfahrens. Die Clearingstelle entscheidet nach einer „Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalles" (§ 7a Abs. 2 SGB IV). Es gibt also keine Fallgruppen, in die man sich einsortieren könnte, und keine Schwelle, ab der ein Ergebnis feststeht.

Zwei Verfahren, die sich in der Beschreibung fast gleichen, können deshalb unterschiedlich ausgehen — weil in einem davon ein Vertragsdetail, eine Stimmrechtsregelung oder ein zweiter Auftraggeber hinzukommt, der im Gespräch mit Bekannten nie zur Sprache kam. Wer die Erfahrung eines Kollegen auf den eigenen Fall überträgt, überträgt fast immer auch die Annahme, dass die Sachverhalte gleich sind. Genau das prüft die Clearingstelle.

Was stattdessen weiterhilft, ist die Anwendung derselben Kriterien auf die eigene Konstellation: Weisungsgebundenheit, Eingliederung, unternehmerisches Risiko, Rechtsmacht.